Dossierbeheerder technische aankoop

Je gaat aan de slag bij een internationaal engineering bedrijf dat wereldwijd meer dan 1000 werknemers telt. De vestiging in België telt +-110 werknemers en kent een gemoedelijke en familiaal gerichte werksfeer.

In deze functie zal je binnen de organisatie verantwoordelijk worden voor het administratief beheer van aankoop dossiers.

In het kader van ingenieursprojecten die de organisatie uitvoert bij opdrachtgevers, plaats je in opdracht van de projectleiders bestellingen van benodigd technisch materiaal bij externe leveranciers. Je bent verantwoordelijk voor het volledige administratief proces (dus niet het logistieke) van deze bestellingen: vanaf het plaatsen van de bestelling tot en met de controle op de uiteindelijke facturatie. 

Je takenpakket omvat onder andere het volgende:

• Op basis van gesignaleerde behoeften, plaats je bestellingen van benodigd technisch materiaal bij externe leveranciers. 
• Je hoofdtaak bestaat uit het nauwkeurig verwerken van effectief geplaatste bestellingen in de interne beheersystemen (SAP).
• Je verwerkt hierbij diverse data in de interne systemen, zoals bijvoorbeeld: informatie over leveranciers, bestelde items en hun aantal, bestel- of leverdata, afgesproken prijzen, boekhoudkundige facturatie informatie, etc... .
• Als administratief medewerker zorg je er voor dat de organisatie hierdoor altijd over juiste en actuele informatie beschikt over aanwezige voorraden en de verwachte leveringen van bestellingen.
• Je maakt ook maandelijks overzichten op over de geplaatste bestellingen en dit voor het management. 
• Je verwerkt inkomende facturen in de systemen en je controleert inkomende facturen van leveranciers op hun correctheid.
• Je draagt zorg voor een tijdige goedkeuring van de facturen door het lijnmanagement.  

Naast deze taken binnen aankoop (+-70% van je tijd), hou je je 30% van je tijd ook bezig met de volgende taken:

• Het ingeven en registreren van prestaties van consultants en deze koppelen aan de juiste externe klantenprojecten. 
• Verzorgen van het administratief beheer van opleidingen: inschrijven van personeel op externe opleidingen en het opvolgen van facturatie. 

Je werkt in deze functie zelfstandig aan je eigen taken. Je detecteert tijdig knelpunten in het administratief proces en je neemt actie waar nodig.